Приложение 2 к приказу председателя

Сыктывдинского районного суда

от 09.04.2025 №45

 

ПОЛОЖЕНИЕ

об общем отделе 

1. Общие положения

1.1 Общий отдел (далее - отдел) является структурным подразделением Сыктывдинского районного суда и  подчиняется  непосредственно председателю суда.

1.2. Положение об общем отделе определяет структуру, задачи, функции,  организацию деятельности отдела и ответственность работников отдела.

1.3. Требования, установленные  настоящим  Положением, являются обязательными для всех работников отдела.

1.4.  В своей деятельности отдел руководствуется:

- Конституцией Российской Федерации;

- федеральными конституционными законами, в том числе от 7 февраля 2011 года № 1-ФКЗ «О судах общей юрисдикции в Российской Федерации», от 31 декабря 1996 года № 1-ФКЗ «О судебной системе Российской Федерации»;

- федеральными законами,  регламентирующими сферу  деятельности,  в  том  числе  от  27  мая  2003 года  № 58-ФЗ «О системе государственной службы  Российской  Федерации», от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», Законом РФ от 26 июня 1992 года № 3132-1 «О статусе судей в Российской Федерации», от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных», от 22 декабря 2008 года № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации», от 25 декабря 2008 года № 273-ФЗ «О противодействии коррупции», Трудовым кодексом Российской Федерации»;

- Указами Президента Российской Федерации;

- Постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации;

- Приказами и распоряжениями Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, в том числе:

Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 апреля 2003 года  №  36; 

Инструкцией о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19.03.2019 № 56; 

Положением о порядке подготовки и оформления служебных документов федеральными судами общей юрисдикции, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29.12.2018 № 352;

Инструкцией по организационно-штатной работе в федеральных судах общей юрисдикции, федеральных арбитражных судах, Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации и управлениях Судебного департамента в субъектах Российской Федерации, утвержденной Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 12.08.2020 № 121,

Положением об информационно-правовом обеспечении деятельности судов, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19 декабря 2013 года  №  249;

Перечнем документов, образующихся в процессе деятельности федеральных судов общей юрисдикции, с указанием сроков их хранения и Порядком хранения некоторых видов документов, предусмотренных Перечнем документов, образующихся в процессе деятельности федеральных судов общей юрисдикции, с указанием сроков их хранения, утвержденными приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 21.12.2022 № 242;

- приказами и распоряжениями Управления Судебного департамента в Республике Коми, председателя суда;

- настоящим Положением;

- иными нормативно-правовыми актами, регламентирующими деятельность суда.

Отдел действует на основании Положения об общем отделе.

            1.4. Организационно-методическое руководство и контроль работы отдела осуществляется УСД в РК, председателем суда.

            1.5. Деятельность работников отдела регулируется должностными регламентами.

            1.6. Положение об отделе, должностные регламенты утверждаются приказом председателя суда.

2.   Структура

2.1. Структура и штатная численность отдела утверждаются в установленном порядке председателем суда по согласованию с начальником Управления Судебного департамента в Республике Коми.

2.2. В состав отдела входят:

начальник отдела (обеспечение кадрового делопроизводства, документооборот по обращениям (в том числе электронным),  финансовой деятельности, материально-техническому обеспечению, информатизации, систематизации законодательства,  работа по профилактике коррупционных и иных правонарушений в суде);

консультант (нормативно-правовое и информационное обеспечение деятельности суда, кодификация и систематизация законодательства);

главный специалист (приемная суда);

специалист 1 разряда (архивное делопроизводство);

специалист 1 разряда (прием, учет, обработка, регистрация, отправка исходящей корреспонденции).

2.3.  Основными принципами работы отдела являются коллегиальность в решении вопросов служебной деятельности, персональная ответственность каждого работника за состояние дел на порученном участке.

2.4. Делопроизводство в отделе ведется в соответствии с Положением о порядке подготовки и оформления служебных документов федеральными судами общей юрисдикции, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации 29 декабря 2018 №352, согласно утвержденной председателем суда номенклатуре дел.

2.5. Организационно-методическое руководство работы отдела осуществляется Управлением Судебного департамента в Республике Коми, контроль за деятельностью отдела осуществляется непосредственно председателем суда.

2.6. Деятельность отдела осуществляется в соответствии с утвержденными председателем суда полугодовыми планами работы.

3.   Задачи

            3.1.  Основными задачами отдела являются:

организация, ведение и сопровождение общего документооборота суда;

организация архивного делопроизводства, а также осуществление хранения дел и иных материалов;

организация и ведение информационно-справочной работы по законодательству Российской Федерации, контролю изменений законодательства Российской Федерации, обобщению данных судебной практики;

организация и ведение работы по информационному обеспечению деятельности суда, в том числе по обеспечению внедрения и применения в деятельности суда передовых информационных и телекоммуникационных технологий и систем, внесению надлежащей информации и сведений в базы данных Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Правосудие» (далее – ГАС РФ «Правосудие»);

организация и сопровождение кадровой деятельности в суде;

организация финансового, хозяйственного и материально-технического обеспечения деятельности суда, хранения и учета материальных ценностей, содержания и эксплуатации служебного автотранспорта (через УСД в РК);

организация и выполнение комплекса мероприятий по охране зданий, сооружений, помещений и имущества суда;

выполнение комплекса мероприятий по вопросам противодействия коррупции;

осуществление приема граждан и документов;

организация взаимодействия с общественностью и средствами массовой информации;

организация и выполнение мероприятий в области гражданской обороны и мобилизационной работы;

иные задачи, направленные на организационное обеспечение деятельности суда.

4. Функции

В целях реализации возложенных задач и в пределах своей компетенции отдел выполняет следующие функции:

4.1.Документационное обеспечение:

организация, ведение, обеспечение функционирования и совершенствование единой системы документационного обеспечения деятельности суда;

формирование и составление номенклатуры дел;

регистрация  входящий и исходящей корреспонденции, хранение бланков, документов, образующихся в процессе деятельности суда;

прием, обработка, вскрытие, проверка наличия и целостности вложений (приложений), регистрация, распределение, передача по назначению, а также учет и контроль движения поступающей (входящей) корреспонденции в установленном порядке;

учет, регистрация, передача по назначению запросов и поручений вышестоящих органов и других организаций, не подлежащих рассмотрению в порядке, установленном процессуальным законодательством Российской Федерации;

подготовка, учет, регистрация и отправка исходящей корреспонденции, проверка наличия вложений (приложений), правильности оформления, заполнения реквизитов сторон на конвертах, пакетах, уведомлениях и иных отправлениях, составление реестров на отправку писем (документов), передача корреспонденции и соответствующих реестров на отправку;

представление информации и взаимодействие со структурными подразделениями суда по вопросам деятельности отдела;

обеспечение сохранности документации, в том числе конфиденциальности содержащихся в ней сведений;

методическое руководство, координация деятельности, оказание практической помощи и контроль по соблюдению установленного порядка ведения делопроизводства и документооборота в соответствии с требованиями Инструкции по судебному делопроизводству, в том числе за соблюдением сроков исполнения соответствующих поручений руководства суда;

ведение приема граждан, их представителей, представителей организаций и учреждений, а также работа с их обращениями в соответствии с утвержденным председателем суда Положением о приемной суда;

организация и ведение архивного делопроизводства, в том числе создание и контроль за соблюдением условий, обеспечивающих полную сохранность архивных документов, выдача подлинников или заверенных копий отдельных документов из судебных дел, переданных на хранение в архив суда, в порядке установленным председателем суда. Оформление, ведение, хранение учетных документов архива;

оказание  методической помощи работникам аппарата суда по вопросам подготовки архивных документов к передаче на хранение, контроль за правильностью их оформления;

участие в проведении экспертизы ценности архивных документов и в работе экспертной комиссии суда;

отбор архивных документов для постоянного, долговременного, временного хранения и уничтожения, подготовка соответствующих сводных описей, актов.

4.2.Нормативно-правовая информатизационная деятельность:

организация кодификационно-справочной работы в суде, в том числе по подбору, хранению, систематизации и учету нормативных правовых актов, судебной практики;

ведение контрольных экземпляров нормативных правовых актов, внесение соответствующих отметок в соответствии с изменениями законодательства Российской Федерации;

ведение работы по подбору и приобретению печатных изданий нормативных правовых актов, справочной, научной и учебной литературы (далее – литературы), организация подписки на периодические издания, необходимые в работе суда через УСД в РК;

участие в проведении обобщения судебной практики;

информирование судей и работников аппарата суда об изменениях в законодательстве Российской Федерации и формировании судебной практики федеральных судов общей юрисдикции, оказание практической помощи в поиске и подборе необходимой литературы;

организация выдачи судьям и работникам аппарата суда необходимой литературы, а также контроль при ее осуществлении;

обеспечение функционирования установленных в суде справочных правовых систем федерального законодательства и законодательства субъектов Российской Федерации, обеспечение функционирования баз данных ведомственных нормативных актов судебной системы (ПИ «Право» ГАС РФ «Правосудие»);

подготовка, обработка, деперсонификация информации, ее размещение на официальном сайте суда в сети Интернет в соответствии с распределением председателем суда данных функций ответственным структурным подразделениям и должностным лицам;

осуществление мероприятий по информационному обеспечению деятельности суда, автоматизированному сбору и систематизации данных и информации;

развитие информационной инфраструктуры суда, а также внедрение информационных систем различного назначения для обеспечения необходимой информацией судей и работников аппарата суда  при осуществлении ими своей деятельности;

внедрение, сопровождение, развитие и совершенствование в суде форм и методов организации труда, разработанных на основе передовых информационных и телекоммуникационных технологий с использованием компьютерной техники и программного обеспечения для хранения, преобразования, защиты, обработки, передачи и получения документов и информации;

информационная и программная поддержка применяемых в суде автоматизированных процессов и, в том числе,  в области судебного делопроизводства, электронного документооборота, ведения электронных архивов и т.д.;

оказание помощи судьям и работникам аппарата суда в освоении применяемого в суде специализированного программного  обеспечения;

контроль за соблюдением правил эксплуатации используемого в суде оборудования, техники, систем программного обеспечения, информационных ресурсов в соответствии с техническими регламентами и нормативными правовыми актами, обеспечение соблюдения пользователями режима безопасности;

обеспечение функционирования, обслуживание и сопровождение электронной почты и сайта суда в сети Интернет, в том числе подготовка и размещение информации о деятельности суда на официальном сайте в сети Интернет по вопросам, отнесенным к компетенции суда;

организация применения и обслуживание систем видео-конференц-связи, аудио и видео протоколирования, технических средств изменения голоса скрытого свидетеля, разработка и внедрение программ в целях расширения сферы их применения и распространения.

4.3.Финансовая и материально-техническая деятельность:

организация и ведение учета поступающих денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных средств;

принятие мер по предупреждению недостач, нецелевого расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушений финансовой и хозяйственной дисциплины и законодательства;

организация приема, учета, выдачи и хранения денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных средств;

участие в проведении инвентаризации имущества и финансовых обязательств, своевременное и правильное определение результатов инвентаризации, отражение их в учете;

обеспечение судей и работников аппарата суда канцелярскими принадлежностями, бланками, средствами связи и другой техникой, предметами хозяйственного обихода;

своевременное составление необходимых документов по списанию  пришедшего в негодность объектов имущества;

организация работ по соблюдению санитарных норм, правил пожарной безопасности, охране  труда и техники безопасности, надлежащей эксплуатации здания  и помещений суда.

4.4.Кадровая деятельность:

подготовка проектов приказов, распоряжений, положений и других локальных актов, необходимых для обеспечения кадровых процессов в суде;

организация работы по реализации прав и социальных гарантий судей и  работников аппарата суда в соответствии с законодательством  Российской Федерации;

ведение трудовых книжек и формирование личных дел работников аппарата суда,

ознакомление работников суда с материалами личных дел, записями в трудовых книжках, оформление и выдача служебных удостоверений гражданским служащим суда;

подготовка материалов к награждению судей и работников аппарата суда государственными и ведомственными наградами;

проведение мероприятий по обучению и повышения квалификации (профессиональная переподготовка, повышение квалификации, стажировка) работников аппарата суда, участие в работе по созданию и подготовке кадрового резерва;

ведение табеля учета рабочего времени, индивидуального (персонифицированного) учета работников судей и работников аппарата суда, контроль за  составлением и соблюдением графиков очередных отпусков,  учет предоставления отпусков и т.д.;

организация и обеспечение проведения конкурсов на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы, проведение аттестации и квалификационных экзаменов гражданских служащих суда;

формирование кадрового резерва, организация работы с кадровым резервом и его эффективное использование;

подготовка документов, необходимых при оформлении служебных командировок;

составление статистической отчетности, обеспечение ведения номенклатуры дел, оформление иных документов (выдача справок по кадровым вопросам и т.д.);

контроль за соблюдением установленного правил внутреннего трудового распорядка суда, должностных регламентов и инструкций, порядка работы со служебной информацией работников суда;

консультирование гражданских служащих по вопросам, связанным с поступлением на государственную гражданскую службу, ее прохождением, заключением служебного контракта, назначением и освобождением от замещаемой должности, увольнением и выходом на пенсию, а также иным вопросам;

разработка штатного расписания по согласованию с Управлением Судебного  департамента в Республике Коми;

ведение учета штатной и фактической численности работников;

подготовка предложений по изменению организационной структуры и штатного расписания суда;

подготовка и организация размещения на официальном сайте суда в сети «Интернет» информации об объявлении конкурсов на замещение вакантных должностей гражданских служащих, о включении в кадровый резерв, их результатах, а также иной информации, отнесенной к компетенции отдела в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

работа по профилактике коррупционных и иных правонарушений в суде:

своевременная разработка локальных актов суда с учетом изменений действующего законодательства в сфере противодействия коррупции и об антикоррупционной деятельности (приказов, распоряжений, положений, памяток, брошюр, сборников по антикоррупционным вопросам);

оказание судьям, мировым судьям  судебных участков и гражданским служащим суда консультативной и методической помощи по вопросам, связанным с применением законодательства Российской Федерации о противодействии коррупции, а также с подготовкой сообщений о фактах коррупции;

проведение вводных занятий в течение 30 календарных дней с впервые назначенными на должность гражданских служащих государственной гражданской службы по вопросам обязанностей, ограничений, запретов, требований к служебному поведению, и вопросам противодействия коррупции, предоставление и ознакомление с соответствующими методическими материалами и контактной информацией;

организация антикоррупционного просвещения судей, мировых судей судебных участков и гражданских служащих суда (в том числе проведение практических занятий, семинаров, лекций с работниками суда по вопросам противодействия коррупции с целью обсуждения наиболее сложных положений нормативных правовых актов, разъяснения порядка их действия, формирование нетерпимости к коррупционному поведению, проведение опроса (анкетирования) с целью определения уровня знаний антикоррупционного законодательства);

обеспечение соблюдения работниками аппарата суда ограничений, запретов, требований к служебному поведению, установленных в целях противодействия коррупции, в случае нарушения обеспечение приема, подготовки документов и материалов, являющихся основанием для проведения заседания единой комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских служащих Верховного Суда Республики Коми, Арбитражного суда Республики Коми, городских (районных) судов Республики Коми, Воркутинского гарнизонного военного суда,  Управления Судебного департамента в Республике Коми и урегулированию конфликта интересов;

обеспечение реализации гражданскими служащими суда обязанности уведомлять представителя нанимателя, органы прокуратуры, иные федеральные государственные органы обо всех случаях обращения к ним каких-либо лиц в целях склонения их к совершению коррупционных правонарушений;

обеспечение соблюдения порядка исполнения гражданскими служащими суда обязанности по уведомлению:

о возникновении конфликта интересов или о возможности его возникновения на государственной гражданской службе,

о получении подарков в связи с протокольными мероприятиями, служебными командировками и другими официальными мероприятиями,

об иной оплачиваемой работе,

о намерении участвовать на безвозмездной основе в управлении некоммерческими организациями;

обеспечение своевременного и полного предоставления гражданскими служащими суда сведений об адресах сайтов и (или) страниц сайтов в сети «Интернет», на которых ими размещались общедоступная информация, а также данные, позволяющие их идентифицировать, оказание методической и практической помощи при заполнении;

обеспечение своевременного предоставления судьями, мировыми судьями судебных участков сведений о доходах и расходах, а также сведений о доходах и  расходах супруга (супруги) и несовершеннолетних детей и передача их по акту в УСД в РК, а также гражданскими служащими суда, согласно утверждённого председателем суда перечня должностей, замещение которых отнесено к коррупционным рискам, оказание методической и практической помощи при заполнении в СПО «Справки БК», осуществление проверки их достоверности и полноты, проведение анализа;

подготовка к размещению на официальном сайте суда сведений о доходах и расходах гражданских служащих, замещающих должности,  замещение которых влечёт за собой размещение таких сведений, а также сведений о доходах и расходах их супругов (супруг) и несовершеннолетних детей, и предоставление общероссийским средствам информации в установленном порядке для опубликования;

осуществление проверки достоверности и полноты сведений о доходах и расходах, а также сведений о доходах и расходах их супругов (супруг) и несовершеннолетних детей, представляемых гражданами, претендующими на замещение должностей государственной гражданской службы и включение в кадровый резерв суда;

своевременная подготовка мотивированного заключения на уведомление о заключении трудового или гражданско-правового договора  на выполнение работ (оказание услуг)  с гражданином, ранее замещавшим должность государственной гражданской службы в аппарате суда и на согласие, на трудоустройство бывшего гражданского служащего в течение двух лет после его увольнения;

разработка, утверждение и размещение на официальном сайте суда в разделе «Противодействие коррупции» плана противодействия коррупции на каждый текущий год;

проведение мониторинга печатных и электронных средств массовой информации по выявлению публикаций о проявлении коррупции в суде,  проверка указанных фактов и принятие соответствующих мер реагирования по результатам проверок в соответствии с законодательством Российской Федерации;

подготовка к размещению информации о действующем законодательстве в сфере противодействия коррупции и об антикоррупционной деятельности на стенде и официальном сайте суда в разделе «Противодействие коррупции»;

проведение иных мероприятий, направленных на противодействие коррупции;

осуществление иных возложенных на отдел задач.

5. Порядок служебного взаимодействия

В процессе служебной деятельности отдел строит служебное взаимодействие по вопросам, входящим в его компетенцию:

со всеми гражданскими служащими суда, председателем суда и его заместителем, судьями, мировыми судьями судебных участков, администратором суда, начальником отдела обеспечения судопроизводства;

с гражданскими служащими  структурных подразделений УСД в РК, Верховного Суда Республики Коми и Квалификационной коллегии судей Республики Коми;

с гражданскими служащими  судов общей юрисдикции и мировыми судьями, федеральными       органами       исполнительной        власти, государственными  органами;

а также  с учреждениями   и   организациями  и гражданами, в соответствии с федеральными законами и другими нормативными правовыми актами, регулирующими условия и порядок прохождения государственной гражданской службы.

6. Руководство общим отделом

6.1.Отдел возглавляет начальник отдела, в его отсутствие – консультант отдела, которые в пределах своей компетенции организуют работу отдела, распределяют обязанности между специалистами отдела, осуществляют контроль за исполнением ими своих должностных обязанностей.

6.2.Начальник отдела назначается и освобождается от должности   приказом   председателя суда.

6.3.Указания начальника отдела в пределах его полномочий являются обязательными для всех  работников аппарата суда.

7. Ответственность

7.1.Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных на  отдел задач и функций, несет начальник отдела.

7.2.Ответственность работников отдела устанавливается действующим законодательством Российской Федерации и должностными регламентами.

7.3.Начальник и другие работники отдела несут персональную ответственность за правильность оформляемых ими документов, их соответствие законодательству Российской Федерации.